雅安市人力資源和社會保障局因工作需要，擬對****年-****年檔案數字化進館、****年-****年文書檔案、業務檔案整理進行公開比選，相關事宜公告如下。
一、工作內容
(一)****年-****年檔案數字化進館(進館包括：檔案掛接，審核開放與延期開放件目錄，歸檔文件目錄，全宗介紹，組織沿革，大事記，交接文據等)；
(二)****年-****年文書檔案、業務檔案整理歸檔；
(三)提供檔案備份載體(檔案館、采購方各*份)。
二、保密與安全要求
(一)供應方必須保證檔案內容與檔案載體的安全，并在合同中進行責任約定(保密安全協議另簽)；
(二)檔案數字化加工后的各種影像、資料所有權屬采購方，各種統計資料、影像資料、光盤資料、紙質資料及各種清單等在項目結束時都必須完整移交；
(三)供應方工作人員不得以任何形式將各項檔案資料帶出指定工作現場，不得以任何形式進行泄漏、傳播；不得無故查看及討論檔案內容；
(四)參與項目實施的人員不得有違法犯罪的記錄；
(五)供應方在工作期間必須遵循采購方的相關保密制度。在工作中必須與采購方做好檔案的安全交接，并有記錄。
三、工作要求及標準
(一)檔案數字化
*.確保在掃描過程中不對檔案原件造成二次損傷。
*.嚴格遵守并達到國家標準雅安市檔案館進館要求。國家標準為《中華人民共和國行業標準(*** **-****)紙質檔案數字化規范》。
*.保證檔案掃描圖像與原件一致，整潔、清晰。做好檔案資料原件、復印件鑒別相關工作。
*.檔案掃描完成后，須要與館藏現有的計算機目錄數據進行一一對應。以前漏輸的要補錄；沒目錄的要編目、錄入；錯誤條目要修改。確保掃描圖像與案卷目錄、卷內目錄***%掛接正確，并將正確的數據導入檔案館現有檔案數據庫中。
*.檔案掃描完成后，要進行認真細致的裝訂。檔案裝訂應盡可能地按照原來的裝訂孔進行穿線裝訂，盡量不要新打孔裝訂，力求保護原件。個別原來沒有卷內目錄的卷，要把補錄的目錄打印出來歸入卷宗。
*.參與項目實施的人員在供應方有五年以上相關工作經歷，熟悉檔案業務，要有較強的工作紀律性和自覺性，嚴格遵守保密規定；中途不得隨意更換工作人員，此次采購活動結束且檔案順利進館前，若采購方有需要，由供應方積極配合完成市檔案局或檔案館安排的工作任務。
*.參與項目實施的人員不得把不屬本項目的資料帶進工作場所進行操作，要安排專業人員進行設備維護，數字化加工過程中的所有耗材由供應方提供。
(二)檔案整理
*.規范整理
所有檔案整理都一律按以下的步驟實施：檔案移交→分類組卷→去釘編號→卷封皮→縫線裝訂→打頁碼→系統錄入→入庫上架→上架位置→核查→歸檔入庫。
去釘取齊，去掉一切金屬物件。對破損的材料要進行裱糊與除污。
整理過程中對于原已規范裝訂的書本式文件，如合同、公證書等有火漆印的材料等，不能分拆。書本式文件若主體是原件，則其中附帶的復制件資料都當作原件。具體方法如下：
(*)對檔案文件進行平整、去線、裱補、蓋章標注等整理工作；
(*)整理時發現的操作人員無法處理的放錯案袋的資料，提交檔案室人員處理；
(*)舊案袋中的所有作廢資料標記上檔案號，集中提交檔案室人員處理。
所有檔案應依據國家、省、市及本中心有關整理規范排列要求，對材料形成的先后或重要程度順序排列歸檔。
*.質量要求
(*)歸檔
檔案必須齊全、完整、內容真實，組卷層次分明，內容須保持有機聯系，符合形成規律的要求。檔案要分類科學，組卷合理，編目齊全，案卷標題確切，裝訂符合規定，便于保管利用。
(*)裝訂
檔案裝訂要求裝訂要結實、齊整(右邊、下邊對齊)、不掉頁、不倒頁、不壓字、不損壞文件、不妨礙閱讀。
(*)系統錄入
供應商應固定系統錄入技術人員，負責系統數據錄入工作，項目期間不得隨意更換。
(*)檔案歸還、移交
檔案歸還人員與調卷人員身份保持連貫一致，做到“誰借檔，誰換擋”的原則。對檔案逐頁清點，辦理歸還手續。
(*)檔案盒的質量要求
提供產品應符合雅安市檔案館標準，并具備防霉、防蛀、防潮、防變、褪色等特點。
*.檔案整理(含目錄著錄)應符合以下標準
《中華人民共和國檔案法》
*** **-**** 紙質歸檔文件裝訂規范
*** **-**** 歸檔文件整理規則
《關于轉發<四川省檔案局關于做好檔案“雙套制”移交和接收工作有關事項的通知>的通知》(雅檔發〔****〕**號)
四、設備與技術要求
(一)掃描設備
供應方自帶掃描儀、電腦及所需耗材。
(二)掃描質量
*.對圖像偏斜度、清晰度、失真度等進行檢查。偏斜不宜超過*度，發現不符合圖像質量要求時，應重新進行圖像處理。
*.由于操作不當，造成掃描文件不完整或無法清晰識別時，應重新掃描。
*.發現文件漏掃時，應及時補掃并正確插入圖像。
*.發現掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時，應及時進行調整。
五、數據驗收
(一)數據抽檢
*.以抽檢的方式檢查已完成數字化轉換的所有數據，包括目錄數據庫、圖像文件及數據掛接的總體質量。
*.一個全宗的檔案，數據驗收時抽檢的比率不得低于*%。
(二)驗收指標
目錄數據庫與圖像文件掛接錯誤，卷內目錄不完全對應，或目錄數據庫、圖像文件之一出現不完整、不清晰、有錯誤等質量問題時，抽檢標記為"不合格"。
*.檔案裝訂：線裝，直角、三孔一線裝訂，盒內誤差≤*.****。
*.掃描圖像：無漏掃。
*.圖像質量：圖像質量情況完好率***%。
*.格式封裝：圖像文件命名零差錯率。
*.目錄核對、完善：以件為單位，正確率***%。
*.條目與圖像掛接：掛接正確率***%
*.檔案原始材料：***%不缺失。
*.應做好計算機的防病毒工作，確保移交的數據無病毒。
(三)驗收審核
供應商完成檔案整理、數字化進館。
六、數據備份
(一)備份范圍：經驗收合格的完整數據及時進行備份，檔案館一份，采購方一份。
(二)備份方式：為保證數據安全，備份載體的選擇應多樣化，可采用在線、離線相結合的方式實現多套備份。
(三)備份數據檢驗：備份數據也應進行檢驗。備份數據的檢驗的內容主要包括備份數據能否打開、數據信息是否完整、文件數量是否準確等。
(四)備份標簽：數據備份后應在相應的備份介質上做好標簽，以便查找和管理。
七、報價文件組成
(一)企業營業執照復印件、組織機構代碼證復印件和稅務登記證復印件(三證合一提供營業執照復印件)；
(二)本人有效身份證明、企業法人授權委托書；
(三)服務方案；
(四)同類項目服務協議(復印件)；
(五)談判響應報價表；
(六)參加比選供貨商認為需要提供的其他材料；
(七)項目聯系人、電話、地址等聯系方式信息。
八、綜合說明
(一)本次項目預算*.**萬元，按照包進館打包價進行報價；
(二)請供應商于****年**月**日**時前按《報價文件組成》要求編制報價文件三份(需密封)，送到雅安市人力資源和社會保障局***辦公室，過時未送達報價文件的，為無效報價；
(三)各供應商在報價文件中所提供的資料均應是真實的，若有虛假，由其自行承擔一切后果；
(四)****年-****年文書檔案數字化進館(約*****件、***盒、約******頁)、****年-****年文書檔案、業務檔案(約****件)，各供應商收到比選公告后，可在報價日期之前對檔案進行現場查看；
(五)雅安市人力資源和社會保障局將組成評估小組，根據報名單位提供的報名文件，從資質、業績、承接項目的優勢、價格等方面進行綜合評估，擇優確定服務單位；
(六)評估結果將在雅安市人力資源和社會保障局官網公示，對未選中的報名單位不再電話通知，第一名入選單位因不可抗力因素自動放棄的，雅安市人力資源和社會保障局有權按順序遞補服務單位；
聯系人：田先生，聯系電話：****-*******。
雅安市人力資源和社會保障局
****年**月*日
